Neugestaltung des Eingangsbereiches zu einem Multifunktionsraum

Wie kann man den Eingangsbereiche sinnvoller gestalten und nutzen?

Ungenutzte oder nicht optimal genutzte Flächen sind teuer, denn sie kosten viel Geld und bringen keinen Umsatz.

Wie soll der Eingangsbereich einer Firma eingerichtet werden? Könnte man denn dort nicht viel mehr als Kunden und Geschäftspartner empfangen? Auf was soll man bei der Einrichtung achten, wenn man eine flexible Raumnutzung haben möchte? Diese Fragen sollte man sich früher oder später stellen, wenn man sich damit beschäftigt, Räume effektiver zu gestalten.

Was kann eine Eingangshalle auch noch sein?

Man denke nur an das Potenzial, welches ein solcher Raum hat. Ein Eingangsbereich ist die meiste Zeit praktisch ungenutzt und bis auf den Empfangstresen und einige Sessel leer – beheizt wird er aber trotzdem 24 Stunden, sieben Tage die Woche. Welche Möglichkeiten gibt es also noch, diesen wichtigen Raum – die Visitenkarte jeder Firma – zu erweitern und besser zu nutzen?

Wir könnten darin Firmenanlässe und Apéros veranstalten, Mitarbeiterinformationen, Seminare und Vorträge abhalten, eine Kunstaustellung mit Vernissage und Performance organisieren, um auf das Unternehmen aufmerksam zu machen. Eine Buchlesung oder Podiumsdiskussion oder auch einen Showroom mit Produktpräsentation einrichten. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Weitere Möglichkeiten sind:

• Produktpräsentation
• Empfang
• interne Firmenfeier
• Mitarbeiterjubiläum
• Pressekonferenz
• Workshop
• Sponsorenanlass
• Weihnachtsessen

Die Möglichkeiten scheinen fast unbegrenzt.

Was sind die Herausforderungen?

• grosse und schwere Möbel
• elektrische Verkabelungen
• …

So breit die Möglichkeiten sind, so gross sind die Herausforderungen an das Raumkonzept und somit an die Einrichtung. Leichte Möbel wie Stühle können sehr schnell und notfalls durch eine einzelne Person verschoben werden, um auf veränderte Platzverhältnisse zu reagieren. Was aber ist mit dem schwereren Mobiliar wie dem eingangs genannten Empfangstresen und den Sesseln?

Stellen wir uns vor, wir sind verantwortlich für die Veranstaltung und müssen mit dem Hauswart alles organisieren; wie könnte ein solcher Ablauf aussehen? Gehen wir davon aus, der normale Arbeitstag geht bis 17 Uhr und die Veranstaltung fängt bereits um 19 Uhr an. Die Verkabelung am vorübergehend neuen Platz des Empfangstresens kann ebenso vorbereitet werden wie die Leinwand und der Beamer. Die Stühle und Bühnenelemente können ebenfalls bereitgestellt werden. Dabei sollten natürlich die Mitarbeiter am Empfang nicht gestört werden.

An Feierabend muss dann alles schnell gehen mit dem Aufbau: Die elektrische Verkabelung des Empfangstresen wird gekappt, der Tisch verschoben und am neuen Platz wieder verkabelt, sonstiges, nicht benötigtes Inventar wird weggeräumt, die Bühne aufgebaut und die Leinwand mit Beamer, Rednerpult und Lautsprechern installiert. Parallel dazu werden die Stühle aufgereiht und ein kleiner Apéro arrangiert.

Eine gute Weile vor 19 Uhr treffen bereits die ersten Gäste ein und nehmen Platz. Wir merken bald, dass der Platz wohl nicht reichen wird, da der Besucherandrang viel grösser ausfällt als geplant. Wir entscheiden uns, die Bühne ein wenig nach vorne und den Empfangstresen ein wenig zur Seite zu verschieben, um mehr Stühle hinstellen zu können. Dabei soll sowohl Aufwand als auch der Geräuschpegel möglichst gering sein, um die Besucher nicht zu stören und den Beginn nicht zu verzögern.

Vorgehensweise für einen möglichst effizienten Ablauf

• mobile Möbel
• elektrische Anschlüsse, die gut zugänglich sind
• schriftliches Raumkonzept

Das Fazit lautet also: Schnelle und flexible Lösungen müssen her, um schnell reagieren zu können! Die Möbel müssen mobil sein, damit möglichst wenig Personal für den Umbau benötigt werden.

Für eher leichte und kleine Gegenstände reichen vermutlich Lenkrollen mit Feststellern aus. Für schwere und grosse Möbel müssen andere Lösungen gefunden werden. Vielleicht ist der Einsatz eines Staplers möglich. Dies ist jedoch abhängig von der Bodenbeschaffenheit. Eine andere Möglichkeit ist ein Hebesystem, welches direkt in die Möbel eingebaut werden kann. Das Hebesystem sollte mit einer Blende verdeckt werden können und über einen Aussen- oder Innenhandhebel verfügen, damit die Umstellung von “Stand” auf “Fahren” leicht und schnell vorgenommen werden kann.

Der Raum sollte so gestaltet sein, dass die elektrischen Anschlüsse leicht zugänglich und an den gewünschten Orten platziert sind. Zudem sollte sichergestellt werden, dass die Sicherungen nicht überlastet werden.

Ein schriftliches Raumkonzept kann dabei helfen, damit bei einem Event die Vorgehensweise bei der Einrichtung sowie der elektrischen Verkabelung schnell und effizient vorgenommen werden kann und nicht immer bei Null begonnen werden muss. Gemachte Erfahrungen können so zudem in neue Bauprojekte einfliessen und führen zu einer sehr hohen Lernkurve und somit zu einer Optimierung des Raumkonzeptes.